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As reuniões de feedback podem causar angústia em vários profissionais, seja para quem vai receber quanto para quem precisa dar um retorno sobre atividades desempenhadas.
Para o psicoterapeuta Luiz Fernando Garcia, CEO da Cogni-MGR, “Enquanto o executivo que recebe o feedback pode ter medo de ser humilhado, aquele que está falando teme que o outro se ofenda com os seus comentários e deixe de gostar dele”.
Todo desgaste emocional pode até mesmo ameaçar a eficácia do processo, que a priori tem o objetivo de trazer melhorias para o trabalho, mas muitas vezes, se não realizado da forma correta, pode ter efeitos contrários.
Por isso, confira algumas dicas importantes para ajudar (para os dois lados) na hora de dar um feedback:
 
1.     Sempre comece pelo positivo
Começar pontuando as qualidades da outra pessoa ajuda a diminuir a defesa e criar um clima mais agradável. Mas cuidado para não ser falso, pois isso é facilmente percebido. Elogie com sinceridade.
Alguns profissionais utilizam como “quebra-clima” assuntos aleatórios da atualidade, para iniciar a conversa de forma mais amigável.

2.     Cuidado com genéricos
Criticar comportamentos de forma genérica é muito negativo. Nunca diga que está insatisfeito com atrasos, por exemplo, se não tiver informações palpáveis para citar, como horários e datas especificas de quando a falha ocorreu. Quando você exemplifica, você possibilita que a discussão mova para um plano mais objetivo.
 
3.     Escolha o local
Nunca – nunca mesmo – faça um feedback negativo em frente à equipe. Existem outras formas de “dar o exemplo”. É importante que a escolha do local deixe a pessoa  à vontade para que se sinta mais disposta a conversar e apresentar suas percepções também, fazendo assim, a conversa render para os dois lados.

4.     Estabeleça regras para a conversa
Se sentir que a regra básica de uma conversa não vai acontecer (um fala, o outro escuta e vice-versa), prepare-se para estabelecer umas regras, como a citada acima. Isso ajuda a evitar explosões.
 
5.     Cuidado com o tom
Lembre-se que essa é uma conversa, não um processo jurídico. Em vez de lançar frases como “você é” ou “você fez”, é melhor usar sentenças que comecem com “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”, por exemplo. Atribuir os seus comentários a uma percepção pessoal traz a “culpa” daquela crítica para você. Segundo Garcia, esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.
 
6.      Lembre-se de escutar
Conforme citado no item 4, na hora de ouvir, faça como gostaria que fosse feito com você: com atenção e paciência, baixando as defesas.
 
7.     Sem enrolação na conclusão
Tudo o que havia para ser dito, foi dito e escutado. Não adita ficar retomando e abrindo espaço para mais discussão. Faça uma breve recapitulação, deixando um espaço para que a pessoa leve a reflexão para casa, onde poderá pensar sobre o assunto sozinho.
 
8.     Feche com um reforço positivo
Finalizar a conversa com um reforço ajuda a amenizar o clima e deixar claro que está disposto a manter a relação num ponto amigável. Não exagere na dose, para não parecer artificial, mas caso a conversa tenha gerado alterações visíveis, por exemplo, não deixe de dizer que você percebeu.
 

Essas são apenas algumas dicas que podem te ajudar no processo, mas o mais importante é você saber onde quer chegar com essas críticas e acreditar que a pessoa é capaz de mudar o comportamento após a conversa. Lembre-se que você não sabe de tudo e muitas vezes pode estar errado também, por isso saiba ouvir e aceitar críticas.
Fonte: Exame

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